Bonnen scannen met OCR, aankopen bijhouden en exporteren.
Bestellingen
In de app: /bestellingen
De bestellijst: wat je bij je leveranciers bestelt, per bestelling met regels, leverdatum en project. Je mailt de bestelling rechtstreeks naar je leverancier.
Stappen
Open Bestellingen (computer: het accountmenu onderaan de zijbalk, telefoon: Meer) en klik Bestelling voor een nieuwe bestelbon: leverancier, e-mail, regels met hoeveelheid, eenheid en prijs.
Kom je uit een offerte? Kies in het ···-menu van de offerte Materiaallijst naar bestelling: de materiaalregels (van het gekozen pakket) staan dan klaar in een nieuwe bestelling.
Klik op de bestelling op Mail naar leverancier: je ziet het bericht met alle regels, past het zo nodig aan en verstuurt het. De bestelling gaat daarna vanzelf van Concept naar Besteld.
Is het materiaal binnen, kies dan Markeer als geleverd. Via PDF print je de bestelbon.
Tips
De bestelling staat in de mail zelf (regels, levering, werf); er hangt geen PDF aan en de leverancier hoeft niet in te loggen.
Een vakman of voorman ziet alleen de bestellingen die hij zelf maakte. De boekhouder kijkt alleen mee: hij kan niets mailen of wijzigen.
Veelgestelde vragen
Waarom ontbreekt de knop Mail naar leverancier?
Er moeten een leverancier en minstens één ingevulde regel zijn, en de bestelling mag nog niet geleverd of geannuleerd zijn.
———————————————————————
Aankopen & Onkosten
In de app: /aankopen
Hier registreer je inkomende kosten — aankoopfacturen en kassabonnen van leveranciers — koppel je ze aan een project en exporteer je alles voor je boekhouder.
Aankoop toevoegen via bon-scan (OCR) — desktop
Foto of PDF van een factuur uploaden; de OCR vult leverancier, bedragen en btw automatisch in.
Stappen
Ga naar Aankopen (route /aankopen).
Klik rechtsboven op de knop Aankoop (de "+ Aankoop"-knop in de kop). Het venster Aankoop toevoegen opent.
Bovenaan staat een schakelaar met twee tabs: Scan en Handmatig. Scan staat standaard aan.
Sleep een factuur in het vlak Sleep een factuur of maak een foto of klik erop om een bestand te kiezen. Toegestaan: JPG, PNG, of PDF.
Bij een afbeelding draait de OCR ("OCR bezig…"). Daarna verschijnt Gegevens geëxtraheerd — controleer ze hieronder en spring je automatisch naar het tabblad Handmatig met de velden ingevuld. Bij een PDF: PDF opgeslagen — vul de velden handmatig in.
Klik onderaan op Opslaan. Je krijgt Aankoopfactuur opgeslagen.
Tips
Ook een teamlid (kantoor, voorman, vakman) kan een bon laten uitlezen; de boekhouder leest alleen. Lukt het uitlezen niet, dan blijft de foto bij de bon en vul je de velden zelf in.
De bon-scan gaat naar een privé bucket (receipts), niet naar de publieke bijlagen — leverancier, bedragen en IBAN blijven afgeschermd.
OCR werkt alleen op afbeeldingen (foto/JPG/PNG). Een PDF wordt wel bewaard, maar de velden vul je zelf in.
Controleer altijd het BTW-tarief (%) dat de OCR raadt — meestal het verlaagde tarief of 21%, afhankelijk van je land. Het veld accepteert 0–25.
Veelgestelde vragen
Leest hij alles automatisch in?
Op een foto/afbeelding ja (leverancier, nummer, data, bedragen, btw, categorie). Bij PDF alleen opslaan, rest handmatig.
Klopt het bedrag niet?
Overschrijf elk veld gewoon in het tabblad Handmatig vóór je op Opslaan klikt.
Aankoop handmatig invoeren — desktop
Een aankoop intypen zonder scan, met directe project-koppeling en budgetcontrole.
Stappen
Op /aankopen klik Aankoop→ kies in het venster het tabblad Handmatig (of de link handmatig in onder het scan-vlak).
Kies bovenaan bij Project (koppeling) een project, of laat — Geen project — staan. Bij een gekozen project zie je meteen de budgetregel: besteed / budget (percentage).
Vul Leverancier (bv. een groothandel), Factuurnummer, BTW-tarief (%), Factuurdatum, Vervaldatum, Bedrag excl. BTW, BTW-bedrag en Totaal incl. BTW in.
Kies bij Categorie: Materiaal, Gereedschap, Huur of Onderaanneming (of — Geen —).
Voeg eventueel Notities toe en klik Opslaan.
Tips
Je hoeft niet alle velden in te vullen — minstens leverancier, factuurnummer óf totaal is vereist, anders krijg je "Vul ten minste leverancier, nummer of totaal in".
De budgetregel rechtsboven het projectveld toont live hoeveel je al op die werf besteedde — handig om budgetoverschrijding te zien vóór je opslaat.
Veelgestelde vragen
Moet ik een project kiezen?
Nee, — Geen project — mag. Maar koppelen geeft je per werf het overzicht besteed vs. budget.
Wat betekent de categorie?
Die groepeert kosten (materiaal, gereedschap, huur, onderaanneming) voor je projectkosten en de boekhouder-export.
Wat ziet een vakman of voorman bij Aankopen?
Alleen de bonnen die hij zelf invoerde, zonder openstaand totaal en zonder Markeer als betaald. Wie het recht Facturen heeft, ziet alles. Bij Bestellingen werkt het net zo.
Kassa-modus — bon snappen onderweg (mobiel)
Bij de kassa of op de werf snel een bonfoto vastleggen als concept; de details vul je later in.
Stappen
Open op je telefoon Aankopen (route /aankopen).
Tik rechtsboven op de ronde camera-knop (Kassa-modus). De sheet Kassa-modus opent met de hint Snap de bon — details vul je later in.
Tik op het camerakader Tik om te fotograferen en maak de foto.
De bon wordt geüpload; pas als dat gelukt is zie je Opgeslagen als concept (lukt het niet, dan zegt Lijn dat en maak je de foto opnieuw). Tik Nu aanvullen om meteen de gegevens in te vullen, Nog een bon voor de volgende, of Later om te sluiten.
Terug in de lijst zie je bovenaan X bonnen wachten op afwerking. Tik die alert, open een bon en tik Bon aanvullen.
Vul Leverancier, Datum, Totaal incl. btw en Btw-tarief in — excl. en btw-bedrag rekent Lijn zelf uit. Kies eventueel de Werf en Categorie, of tik Bon uitlezen om de velden uit de foto te laten halen. Tik Bon opslaan: de bon is afgewerkt en verdwijnt uit de concepten.
Tips
De camera-knop toont een rood badge-getal met het aantal openstaande concept-bonnen.
Een concept-bon heeft nog geen bedragen en geen datum — werk hem af, anders telt hij niet mee in je openstaand-totaal en valt hij buiten de boekhouder-export (die kiest op factuurdatum). De export waarschuwt als er bonnen zonder datum zijn.
Op de computer werk je een concept af door het te openen en op Opslaan te klikken; in de lijst staat zo'n bon als Aan te vullen.
Heb je de bon gefotografeerd via de camera in het zoekvenster (Bon scannen)? Dan opent Aankopen meteen met die foto: op de computer worden de velden uitgelezen, op de telefoon wordt hij als bon bewaard.
Ook hier gaat de bonfoto naar de privé receipts-bucket.
Veelgestelde vragen
Moet ik ter plekke alle gegevens invullen?
Nee, snap alleen de foto; de bon staat als concept klaar om later af te werken.
Waar vind ik mijn concepten terug?
Via de alert X bonnen wachten op afwerking boven de aankopenlijst.
Kan ik een bon op mijn telefoon afwerken?
Ja: open de bon en tik Bon aanvullen (of Bewerken bij een afgewerkte bon).
Lijst, status & betaald markeren (route: /aankopen)
Alle aankopen op een rij met filter op status, openstaand-totaal en het afvinken van betalingen.
Stappen
Op /aankopen zie je bovenaan openstaand (totaalbedrag) en X te betalen.
Filter via de pills: Alle / Nieuw / Goedgekeurd / Betaald (mobiel: Alles / Nieuw / Goedgekeurd / Betaald).
Open een aankoop door op de rij te klikken/tikken voor het detail.
Klik op een nog niet betaalde aankoop op Markeer als betaald. Je krijgt Gemarkeerd als betaald; de status springt naar Betaald.
Mobiel: veeg een rij naar links voor Wis (met "Ongedaan maken"-toast).
Tips
Statussen zijn Nieuw, Goedgekeurd, Betaald, Betwist. Alleen niet-betaalde aankopen tellen mee in "openstaand / te betalen".
Werk je met een ploeg, dan kan een bon door een teamlid zijn ingevoerd; dat zie je aan een badge op de rij en in het mobiele blok bonnen van je ploeg.
Veelgestelde vragen
Hoe markeer ik een factuur als betaald?
Open de aankoop en klik Markeer als betaald, of doe het direct op de kaart in de lijst.
Per ongeluk verwijderd?
Op mobiel kun je de Ongedaan maken-toast aantikken (ca. 5 sec).
Export naar boekhouder (route: /aankopen)
Alle bonnen en aankoopfacturen van een periode bundelen voor je boekhouder.
Stappen
Op /aankopen (mobiel) tik rechtsboven op de download-knop, of onderaan de lijst op Stuur naar boekhouder. De sheet Boekhouder-export opent.
Kies bij Periode een van de vier knoppen: vorige maand, huidige maand, het lopende kwartaal (bv. Q4) of het afgelopen kwartaal (bv. Q3 — dat heb je nodig voor de btw-aangifte).
Onder Inhoud zie je wat meegaat: het aantal aankoopfacturen (CSV-aankoopdagboek met Leverancier, BTW, Totaal), de bon-scans (gebundeld als PDF) en de Projectverdeling (per werf: besteed vs. budget).
Klik Verstuur via e-mail of Download ZIP.
Tips
De export levert een CSV-aankoopdagboek plus de bonnen als PDF — exact wat een boekhouder voor de btw-aangifte nodig heeft.
Werk eerst je concept-bonnen af, anders missen er bedragen in het dagboek. Bonnen zonder datum vallen buiten elke periode; de export toont dan een waarschuwing met het aantal.
Veelgestelde vragen
In welk formaat gaat het naar de boekhouder?
CSV-aankoopdagboek (Leverancier, BTW, Totaal) + de bonnen als PDF, te versturen via e-mail of als ZIP-download.
Kan ik per kwartaal exporteren?
Ja, kies bij Periode het lopende of het afgelopen kwartaal (bv. Q3 2026).
———————————————————————
Kom je er niet uit? Mail team@lijn.app — we antwoorden zelf, meestal binnen een dag. Of kijk op contact en support.