Help→Aankopen & bonnen

Aankopen & bonnen

Bonnen scannen met OCR, aankopen bijhouden en exporteren.

Aankopen & Onkosten

In de app: /aankopen

Hier registreer je inkomende kosten — aankoopfacturen en kassabonnen van leveranciers — koppel je ze aan een project en exporteer je alles voor je boekhouder.

Aankoop toevoegen via bon-scan (OCR) — desktop

Foto of PDF van een factuur uploaden; de OCR vult leverancier, bedragen en btw automatisch in.

Stappen
  1. Ga naar Aankopen (route /aankopen).
  2. Klik rechtsboven op de knop Aankoop (de "+ Aankoop"-knop in de kop). Het venster Aankoop toevoegen opent.
  3. Bovenaan staat een schakelaar met twee tabs: Scan en Handmatig. Scan staat standaard aan.
  4. Sleep een factuur in het vlak Sleep een factuur of maak een foto of klik erop om een bestand te kiezen. Toegestaan: JPG, PNG, of PDF.
  5. Bij een afbeelding draait de OCR ("OCR bezig…"). Daarna verschijnt Gegevens geëxtraheerd — controleer ze hieronder en spring je automatisch naar het tabblad Handmatig met de velden ingevuld. Bij een PDF: PDF opgeslagen — vul de velden handmatig in.
  6. Controleer/corrigeer de velden: Leverancier, Factuurnummer, BTW-tarief (%), Factuurdatum, Vervaldatum, Bedrag excl. BTW, BTW-bedrag, Totaal incl. BTW, Categorie, Notities.
  7. Klik onderaan op Opslaan. Je krijgt Aankoopfactuur opgeslagen.
Tips
  • De bon-scan gaat naar een privé bucket (receipts), niet naar de publieke bijlagen — leverancier, bedragen en IBAN blijven afgeschermd.
  • OCR werkt alleen op afbeeldingen (foto/JPG/PNG). Een PDF wordt wel bewaard, maar de velden vul je zelf in.
  • Controleer altijd het BTW-tarief (%) dat de OCR raadt — meestal het verlaagde tarief of 21%, afhankelijk van je land. Het veld accepteert 0–25.
Veelgestelde vragen
Leest hij alles automatisch in?
Op een foto/afbeelding ja (leverancier, nummer, data, bedragen, btw, categorie). Bij PDF alleen opslaan, rest handmatig.
Klopt het bedrag niet?
Overschrijf elk veld gewoon in het tabblad Handmatig vóór je op Opslaan klikt.

Aankoop handmatig invoeren — desktop

Een aankoop intypen zonder scan, met directe project-koppeling en budgetcontrole.

Stappen
  1. Op /aankopen klik Aankoop → kies in het venster het tabblad Handmatig (of de link handmatig in onder het scan-vlak).
  2. Kies bovenaan bij Project (koppeling) een project, of laat — Geen project — staan. Bij een gekozen project zie je meteen de budgetregel: besteed / budget (percentage).
  3. Vul Leverancier (bv. een groothandel), Factuurnummer, BTW-tarief (%), Factuurdatum, Vervaldatum, Bedrag excl. BTW, BTW-bedrag en Totaal incl. BTW in.
  4. Kies bij Categorie: Materiaal, Gereedschap, Huur of Onderaanneming (of — Geen —).
  5. Voeg eventueel Notities toe en klik Opslaan.
Tips
  • Je hoeft niet alle velden in te vullen — minstens leverancier, factuurnummer óf totaal is vereist, anders krijg je "Vul ten minste leverancier, nummer of totaal in".
  • De budgetregel rechtsboven het projectveld toont live hoeveel je al op die werf besteedde — handig om budgetoverschrijding te zien vóór je opslaat.
Veelgestelde vragen
Moet ik een project kiezen?
Nee, — Geen project — mag. Maar koppelen geeft je per werf het overzicht besteed vs. budget.
Wat betekent de categorie?
Die groepeert kosten (materiaal, gereedschap, huur, onderaanneming) voor je projectkosten en de boekhouder-export.

Kassa-modus — bon snappen onderweg (mobiel)

Bij de kassa of op de werf snel een bonfoto vastleggen als concept; de details vul je later in.

Stappen
  1. Open op je telefoon Aankopen (route /aankopen).
  2. Tik rechtsboven op de ronde camera-knop (Kassa-modus). De sheet Kassa-modus opent met de hint Snap de bon — details vul je later in.
  3. Tik op het camerakader Tik om te fotograferen en maak de foto.
  4. De bon wordt geüpload; je ziet Opgeslagen als concept. Tik Nog een bon voor de volgende, of Klaar om te sluiten.
  5. Terug in de lijst zie je bovenaan X bonnen wachten op afwerking ("Gescand bij de kassa — velden invullen"). Tik die alert om de concepten af te werken.
Tips
  • De camera-knop toont een rood badge-getal met het aantal openstaande concept-bonnen.
  • Een concept-bon heeft nog geen bedragen — werk hem later af zodat hij meetelt in je openstaand-totaal en de export.
  • Ook hier gaat de bonfoto naar de privé receipts-bucket.
Veelgestelde vragen
Moet ik ter plekke alle gegevens invullen?
Nee, snap alleen de foto; de bon staat als concept klaar om later af te werken.
Waar vind ik mijn concepten terug?
Via de alert X bonnen wachten op afwerking boven de aankopenlijst.

Lijst, status & betaald markeren (route: /aankopen)

Alle aankopen op een rij met filter op status, openstaand-totaal en het afvinken van betalingen.

Stappen
  1. Op /aankopen zie je bovenaan openstaand (totaalbedrag) en X te betalen.
  2. Filter via de pills: Alle / Nieuw / Goedgekeurd / Betaald (mobiel: Alles / Nieuw / Goedgekeurd / Betaald).
  3. Open een aankoop door op de rij te klikken/tikken voor het detail.
  4. Klik op een nog niet betaalde aankoop op Markeer als betaald. Je krijgt Gemarkeerd als betaald; de status springt naar Betaald.
  5. Mobiel: veeg een rij naar links voor Wis (met "Ongedaan maken"-toast).
Tips
  • Statussen zijn Nieuw, Goedgekeurd, Betaald, Betwist. Alleen niet-betaalde aankopen tellen mee in "openstaand / te betalen".
  • Werk je met een ploeg, dan kan een bon door een teamlid zijn ingevoerd; dat zie je aan een badge op de rij en in het mobiele blok bonnen van je ploeg.
Veelgestelde vragen
Hoe markeer ik een factuur als betaald?
Open de aankoop en klik Markeer als betaald, of doe het direct op de kaart in de lijst.
Per ongeluk verwijderd?
Op mobiel kun je de Ongedaan maken-toast aantikken (ca. 5 sec).

Export naar boekhouder (route: /aankopen)

Alle bonnen en aankoopfacturen van een periode bundelen voor je boekhouder.

Stappen
  1. Op /aankopen (mobiel) tik rechtsboven op de download-knop, of onderaan de lijst op Stuur naar boekhouder. De sheet Boekhouder-export opent.
  2. Kies bij Periode een van de drie knoppen: vorige maand, huidige maand of het lopende kwartaal (bv. Q2).
  3. Onder Inhoud zie je wat meegaat: het aantal aankoopfacturen (CSV-aankoopdagboek met Leverancier, BTW, Totaal), de bon-scans (gebundeld als PDF) en de Projectverdeling (per werf: besteed vs. budget).
  4. Klik Verstuur via e-mail of Download ZIP.
Tips
  • De export levert een CSV-aankoopdagboek plus de bonnen als PDF — exact wat een boekhouder voor de btw-aangifte nodig heeft.
  • Werk eerst je concept-bonnen af, anders missen er bedragen in het dagboek.
Veelgestelde vragen
In welk formaat gaat het naar de boekhouder?
CSV-aankoopdagboek (Leverancier, BTW, Totaal) + de bonnen als PDF, te versturen via e-mail of als ZIP-download.
Kan ik per kwartaal exporteren?
Ja, kies bij Periode de kwartaal-knop (bv. Q2 2026).
———————————————————————
Alle onderwerpen
Lijn Help · Aankopen & bonnenlijn.app