Offertes opmaken, versturen, laten ondertekenen en omzetten naar een factuur.
Offerte opmaken
In de app: /offertes/nieuw
Wat: een offerte in 4 stappen opstellen — klant + werf, kostenregels, werfafspraken en verzenden — en versturen via mail, WhatsApp of een ondertekenbare link.
Stappen:
Ga naar Offertes in het menu en klik rechtsboven op Nieuwe offerte (route /offertes/nieuw). Je komt in de wizard "Offerte opmaken".
Stap 1 · Klant & werf: zoek de klant in het zoekveld "Zoek op naam, plaats, btw of KvK…". Bestaat de klant nog niet? Klik op de +-knop, kies Particulier of Bedrijf. Bij Bedrijf: typ het btw-/ondernemingsnummer en klik Zoeken — naam en adres worden automatisch opgehaald (via VIES, met KBO-terugval); klik daarna Klant toevoegen.
Vul onder Werflocatie het veld "Adres van de werf" in en kies het werftype: Particulier, Voor hoofdaannemer of Onderaanneming. Bij de laatste twee zet Effe automatisch btw-verlegging klaar ("btw verlegd naar de medecontractant"). Klik Volgende.
Stap 2 · Kostenregels: kies bovenaan bij Aanbieding tussen Eén prijs en Goed · Beter · Best. Kies bij Prijsvorm tussen Vaste prijs en In regie (uurregie met richtprijs + materiaal-opslag). Voeg posten toe via de regel-motor — typ de klus of kies uit je prijsboek; Effe vult arbeid en materiaal met jouw prijzen. Klik Volgende.
Stap 3 · Werfafspraken: vul project-specifieke afspraken in (klik een voorbeeld-chip of typ zelf), vink Vergunningen aan met "aanvraag door" Klant/Wij, voeg Werfmeldingen toe, en stel Voorschot bij bestelling (0/15/30/50%) en Saldo — betaaltermijn (bij oplevering / 14 / 30 / 60 d) in. Zet eventueel Algemene voorwaarden meesturen aan. Voeg foto's/plannen toe onder Bijlagen. Klik Volgende.
Stap 4 · Verzenden: controleer de voorwaarden en de samenvatting. Verstuur via Mail of WhatsApp, of klik PDF (opent de print-PDF) of Concept (slaat op zonder versturen). Bij Mail opent de huis-maildialoog met een ondertekenbare link; de status wordt pas Verstuurd na een geslaagde verzending.
Tips:
Liever zonder wizard werken? Klik in stap 1 rechtsboven op Handmatig opmaken — dat opent de losse editor (/offertes/nieuw-oud) met o.a. Foto naar offerte, inspreken en bouwtekening uploaden via de Effe-suggesties.
Bij een verlaagd renovatietarief vult Effe automatisch het juiste percentage voor je land; bij onderaanneming wordt btw verlegd. Het ondernemingsnummer-label past zich automatisch aan je land aan.
Bij Goed · Beter · Best bouw je per pakket de regels; de klant kiest zelf zijn pakket in het online portaal — gemiddeld een hogere orderwaarde.
Veelgestelde vragen:
Hoe maak ik een offerte met meerdere prijsopties? → In stap 2 zet je Aanbieding op Goed · Beter · Best; je bouwt elk pakket apart en markeert er één als Aanbevolen.
Wat is "In regie"? → Een richtprijs op basis van uurtarief + materiaal-opslag; de offerte is een raming en je rekent af op gepresteerde uren. De regie-disclaimer komt mee op de offerte en in het portaal.
Kan ik een offerte als concept bewaren zonder te versturen? → Ja, klik in stap 4 op Concept. De status blijft Concept tot je echt verstuurt.
Offerte versturen & laten ondertekenen
In de app: /offertes/:id
Wat: een opgeslagen offerte verzenden via WhatsApp/e-mail/deellink en de klant online laten ondertekenen, met automatische statusregistratie.
Stappen:
Open de offerte via Offertes→ klik op de rij. Je ziet het detailscherm (/offertes/:id).
Klik rechtsboven op Verstuur om naar sectie 03 — Versturen te scrollen, of open het ···-menu voor: Deel via WhatsApp, Verstuur via e-mail, Kopieer link (mobiel) en Download PDF.
De klant opent de deellink en ziet de online offerte. Daar klikt hij op Akkoord & onderteken (desktop) of Onderteken (mobiel/smal), vult Uw volledige naam in, tikt Tik om te tekenen, vinkt "Ik ga akkoord met de offerte en de bijgevoegde voorwaarden" aan en klikt Ondertekenen.
Na ondertekening springt de offerte automatisch op status Geaccepteerd en wordt de handtekening + IP vastgelegd. Heb je geen deellink gebruikt? Markeer zelf in de Verloop-rail met Markeer geaccepteerd of Markeer afgewezen.
Tips:
Het ···-menu heeft Toon als brief / Toon als document — de "Brief"-stijl is een schoon A4-vel, de "Document"-stijl toont de Verloop-rail met acties. De voorkeur wordt onthouden.
De Marge — intern sectie toont je brutomarge op basis van kostprijzen uit je materialencatalogus; die is nooit zichtbaar voor de klant.
Wat de klant in het portaal ziet (regels, prijzen, bijlagen, voorwaarden) stel je in de offerte-editor in onder Portaal-instellingen.
Veelgestelde vragen:
Waar zie ik of de klant de offerte heeft bekeken? → Op het detailscherm; bij openen registreert het portaal dit automatisch. Een geaccepteerde/getekende offerte toont "Digitaal ondertekend" met naam en datum.
Is de digitale handtekening rechtsgeldig? → De klant tekent met naam + handtekening en akkoordvinkje; het IP-adres wordt vastgelegd voor juridische bewijskracht.
Offerte omzetten naar factuur
In de app: /offertes/:id
Wat: van een geaccepteerde offerte in één klik een factuur (of voorschot-/vorderingsfactuur) maken met dezelfde regels en werfgegevens.
Stappen:
Open de geaccepteerde offerte (/offertes/:id).
In de Verloop-rail (desktop) of het ···-menu (mobiel) klik je op Omzetten naar factuur. Er wordt een conceptfactuur aangemaakt en je gaat naar /facturen/:id.
Voor deelfacturatie kies je in plaats daarvan Voorschotfactuur (/facturen/voorschot/:id) of Vorderingsstaat (/facturen/vordering/:id).
Wil je dezelfde offerte opnieuw gebruiken? Klik Dupliceren in het ···-menu — dat maakt een nieuwe concept-offerte met vers nummer.
Tips:
Omzetten kan pas zodra de offerte status Geaccepteerd heeft (na ondertekening of handmatig markeren).
Bij omzetten genereert Lijn automatisch de juiste betaalreferentie op de factuur (een gestructureerde mededeling of een betaalkenmerk, op basis van je land). De werf- en btw-gegevens nemen mee uit de offerte.
Veelgestelde vragen:
Kan ik per fase factureren? → Ja, gebruik Voorschotfactuur voor een aanbetaling en Vorderingsstaat voor tussentijdse vorderingen.
Verdwijnt de offerte als ik 'm omzet? → Nee, de offerte blijft bestaan en wordt gekoppeld aan de factuur; haar status blijft Geaccepteerd.