Offertes

Offerte opmaken

Wat: een offerte in 4 stappen opstellen — klant + werf, kostenregels, werfafspraken en verzenden — en versturen via mail, WhatsApp of een ondertekenbare link.

Stappen:

1. Ga naar Offertes in het menu en klik rechtsboven op Nieuwe offerte (route /offertes/nieuw). Je komt in de wizard "Offerte opmaken".
2. Stap 1 · Klant & werf: zoek de klant in het zoekveld "Zoek op naam, plaats, btw of KvK…". Bestaat de klant nog niet? Klik op de +-knop, kies Particulier of Bedrijf. Bij Bedrijf: typ het btw-/ondernemingsnummer en klik Zoeken — naam en adres worden automatisch opgehaald (via VIES, met KBO-terugval); klik daarna Klant toevoegen.
3. Vul onder Werflocatie het veld "Adres van de werf" in en kies het werftype: Particulier, Voor hoofdaannemer of Onderaanneming. Bij de laatste twee zet Effe automatisch btw-verlegging klaar ("btw verlegd naar de medecontractant"). Klik Volgende.
4. Stap 2 · Kostenregels: kies bovenaan bij Aanbieding tussen Eén prijs en Goed · Beter · Best. Kies bij Prijsvorm tussen Vaste prijs en In regie (uurregie met richtprijs + materiaal-opslag). Voeg posten toe via de regel-motor — typ de klus of kies uit je prijsboek; Effe vult arbeid en materiaal met jouw prijzen. Klik Volgende.
5. Stap 3 · Werfafspraken: vul project-specifieke afspraken in (klik een voorbeeld-chip of typ zelf), vink Vergunningen aan met "aanvraag door" Klant/Wij, voeg Werfmeldingen toe, en stel Voorschot bij bestelling (0/15/30/50%) en Saldo — betaaltermijn (bij oplevering / 14 / 30 / 60 d) in. Zet eventueel Algemene voorwaarden vermelden aan: het bericht zegt dan dat je voorwaarden op aanvraag beschikbaar zijn (er gaat geen bestand mee). Voeg foto's/plannen toe onder Bijlagen. Klik Volgende.
6. Stap 4 · Verzenden: controleer de voorwaarden en de samenvatting. Verstuur via Mail of WhatsApp, of klik PDF (opent de print-PDF) of Concept (slaat op zonder versturen). Bij Mail opent de huis-maildialoog met een ondertekenbare link; de status wordt pas Verstuurd na een geslaagde verzending. Mail en WhatsApp sturen een link naar de offerte, geen PDF-bijlage. Sluiten vraagt eerst als je niet-bewaarde regels hebt; bij bewerken ga je terug naar de offerte.

Tips:

• In stap 2 staan Inspreken (spreek de klus in) en Bouwtekening (PDF of foto van een plan): AI maakt er regels van met jouw prijzen en zet ze onder je bestaande regels; niets wordt vervangen.
• Sjablonen en Foto naar offerte zitten in de oude editor: klik in stap 1 rechtsboven op Oude editor (sjablonen) (/offertes/nieuw-oud). Daar zet Opslaan als verstuurd alleen de status: er gaat niets naar de klant.
• Effe, stel voor in stap 2 vraagt eerst voordat het de regels van een fase vervangt.
• Liet je Effe een offerte klaarzetten (klant, omschrijving, bedrag)? Dan staat de omschrijving met het bedrag al als eerste regel.
• Bij een verlaagd renovatietarief vult Effe automatisch het juiste percentage voor je land; bij onderaanneming wordt btw verlegd. Het ondernemingsnummer-label past zich automatisch aan je land aan.
• Bij Goed · Beter · Best bouw je per pakket de regels; de klant kiest zelf zijn pakket in het online portaal — gemiddeld een hogere orderwaarde.

Veelgestelde vragen:

• Hoe maak ik een offerte met meerdere prijsopties? → In stap 2 zet je Aanbieding op Goed · Beter · Best; je bouwt elk pakket apart en markeert er één als Aanbevolen.
• Wat is "In regie"? → Een richtprijs op basis van uurtarief + materiaal-opslag; de offerte is een raming en je rekent af op gepresteerde uren. De regie-disclaimer komt mee op de offerte en in het portaal.
• Kan ik een offerte als concept bewaren zonder te versturen? → Ja, klik in stap 4 op Concept. De status blijft Concept tot je echt verstuurt.

Offerte versturen & laten ondertekenen

Wat: een opgeslagen offerte verzenden via WhatsApp/e-mail/deellink en de klant online laten ondertekenen, met automatische statusregistratie.

Stappen:

1. Open de offerte via Offertes → klik op de rij. Je ziet het detailscherm (/offertes/:id).
2. Klik rechtsboven op Verstuur om naar sectie 03 — Versturen te scrollen, of open het ···-menu voor: Deel via WhatsApp, Verstuur via e-mail, Kopieer link (mobiel) en Download PDF (opent in een nieuw venster; de afdrukpagina heeft een knop Terug). Met Klantportaal (knop op de computer, ···-menu op de telefoon) zie je de offerte zoals de klant hem ziet.
3. De klant opent de deellink en ziet de online offerte. Daar klikt hij op Akkoord en ondertekenen (desktop) of Ondertekenen (onderbalk op de telefoon), vult Uw volledige naam in, tikt Tik om te tekenen, vinkt "Ik ga akkoord met de offerte" aan (met "en de bijgevoegde voorwaarden" als er voorwaarden op de offerte staan) en klikt Ondertekenen. Vóór het tekenen kan hij ook Download als PDF kiezen, Vraag stellen (bel- of mailknop naar jou, uit je bedrijfsgegevens) of Liever niet: dan wijst hij de offerte af, eventueel met een reden. De offerte staat dan op Afgewezen en je krijgt de melding Offerte afgewezen met zijn reden in de bel, plus een mail met die reden op je inlogadres. Na het tekenen krijgt de klant een bevestiging per mail met de link naar de getekende offerte (als er een e-mailadres bij de klant staat; antwoorden komen bij jou terecht), en jij een mail 'Offerte … is getekend'. Lukt een mail niet, dan is de offerte toch getekend of afgewezen.
4. Na ondertekening springt de offerte automatisch op status Geaccepteerd en wordt de handtekening + IP vastgelegd. Versturen via WhatsApp of e-mail zet een concept vanzelf op Verstuurd. Zei de klant ja zonder deellink? Markeer zelf in de Verloop-rail met Markeer als verstuurd, Markeer geaccepteerd of Markeer afgewezen. Een verlopen, afgewezen of al aanvaarde offerte kan de klant niet meer tekenen. Een verstuurde offerte waarvan de geldigheid voorbij is, heet in de lijst én op het detail Verlopen; de lijst heeft filters Afgewezen en Verlopen. Een getekende offerte bewerk je niet meer: dupliceer hem. Verwijderen kan alleen bij een concept.

Tips:

• Het ···-menu heeft Toon als brief / Toon als document — de "Brief"-stijl is een schoon A4-vel (bij Goed/Beter/Best met alleen het gekozen of aanbevolen pakket), de "Document"-stijl toont de Verloop-rail met acties. In de Brief staan de status- en omzetacties in het ···-menu. De voorkeur wordt onthouden.
• De Marge — intern sectie toont je brutomarge op basis van kostprijzen uit je materialencatalogus; die is nooit zichtbaar voor de klant.
• Wat de klant in het portaal ziet (regels, prijzen, bijlagen, voorwaarden) stel je in de offerte-editor in onder Portaal-instellingen. Zet je Prijzen uit, dan staat er nergens in het portaal een bedrag: niet in het document, het paneel, de onderbalk, het tekenblad of de pakketkaarten.
• Bij het totaal zegt het portaal incl. btw, btw verlegd of vrijgesteld van btw, net als het document. Het portaal draagt je huisstijl (kleuren, lettertype, briefpapier) en spreekt de klant aan met 'u'.
• Een afgeknipte of verlopen link toont de klant: "Deze link werkt niet (meer). Vraag uw aannemer om een nieuwe."

Veelgestelde vragen:

• Waar zie ik of de klant de offerte heeft bekeken? → Op het detailscherm; bij openen registreert het portaal dit automatisch. Een geaccepteerde/getekende offerte toont "Digitaal ondertekend" met naam en datum.
• Is de digitale handtekening rechtsgeldig? → De klant tekent met naam + handtekening en akkoordvinkje; het IP-adres wordt vastgelegd voor juridische bewijskracht.

Offerte omzetten naar factuur

Wat: van een geaccepteerde offerte in één klik een factuur (of voorschot-/vorderingsfactuur) maken met dezelfde regels en werfgegevens.

Stappen:

1. Open de geaccepteerde offerte (/offertes/:id).
2. In de Verloop-rail (desktop) of het ···-menu (mobiel) klik je op Omzetten naar factuur. Er wordt een conceptfactuur aangemaakt en je gaat naar /facturen/:id. Heb je al een voorschot of vorderingsstaat gefactureerd, dan staan die er als minregel op. Bij een Goed/Beter/Best-offerte die je zelf op geaccepteerd zette, vraagt Lijn eerst welk pakket de klant koos (of klik Gekozen pakket vastleggen).
3. Voor deelfacturatie kies je in plaats daarvan Voorschotfactuur (/facturen/voorschot/:id) of Vorderingsstaat (/facturen/vordering/:id).
4. Een werf voor de klus? Klik Maak werf: Lijn maakt het project met klant en werfadres uit de offerte en koppelt beide; daarna heet de knop Open werf.
5. Wil je dezelfde offerte opnieuw gebruiken? Klik Dupliceren in het ···-menu — dat maakt een nieuwe concept-offerte met vers nummer.

Tips:

• Omzetten kan pas zodra de offerte status Geaccepteerd heeft (na ondertekening of handmatig markeren).
• Bij omzetten genereert Lijn automatisch de juiste betaalreferentie op de factuur (een gestructureerde mededeling of een betaalkenmerk, op basis van je land). De werf- en btw-gegevens nemen mee uit de offerte.

Veelgestelde vragen:

• Kan ik per fase factureren? → Ja, gebruik Voorschotfactuur voor een aanbetaling en Vorderingsstaat voor tussentijdse vorderingen.
• Verdwijnt de offerte als ik 'm omzet? → Nee, de offerte blijft bestaan en wordt gekoppeld aan de factuur; haar status blijft Geaccepteerd.

———————————————————————