Klanten — Lijn Help

Klanten beheren

In de app: /klanten

Wat: hier houd je je klantenbestand bij — particulieren en bedrijven — met adres, contact, btw-nummer en het volledige dossier (offertes, facturen, werven, betaalgedrag) per klant.

Klantenlijst (route: /klanten)

Stappen:

Open in de zijbalk Klanten. Je ziet de lijst met kolommen Naam, Btw-nummer, Plaats, Offertes en Omzet (= totaal van betaalde facturen).
Zoek via het veld "Zoek op naam of plaats…".
Filter met de schakelaar Alle / Bedrijven / Particulieren. Klanten met een btw-nummer tellen als Bedrijf, zonder als Particulier.
Klik op een rij om het klantdossier te openen. Beweeg met de muis over een rij voor de snelacties Nieuwe offerte en Bel (Bel verschijnt alleen als er een telefoonnummer is).
Voor in bulk: klik rechtsboven op het menu (…) naast Nieuw → Exporteren (CSV) of Importeren (CSV).

Nieuwe klant toevoegen (route: /klanten/nieuw)

Stappen:

Klik op /klanten rechtsboven op de knop Nieuw (of in een lege lijst op Eerste klant toevoegen).
Kies bovenaan het type: Particulier of Bedrijf.
Bij Bedrijf — vul onder "Identificatie" het veld Btw-nummer in en klik op Zoeken (of klik gewoon uit het veld weg). Lijn haalt automatisch Bedrijfsnaam en adres op. Een groen vinkje met VIES of KBO toont de bron. Vul daarna eventueel Contactpersoon in.
Bij Particulier — vul Naam in (bv. een familienaam of persoon) en eventueel Contactpersoon. Geen btw-nummer nodig.
Adres: typ of plak in het zoekveld "Typ adres, postcode of plak uit Maps…" (met postcode-suggesties), of klik Handmatig invullen voor de losse velden Straat, Nr., Postcode, Gemeente. Op een telefoon kun je Gebruik huidige locatie (GPS) gebruiken.
Contact (optioneel): vul Telefoon en E-mail in. Op Android Chrome verschijnt Importeer van telefoon om een contact uit je telefoonboek te halen.
Notities (optioneel): intern veld, verschijnt NIET op documenten.
Klik onderaan op Klant toevoegen.

Klantdossier bekijken en bewerken (route: /klanten/:id)

Stappen:

Klik op een klant in de lijst. Bovenaan zie je de naam, snelknoppen Mail/Bel, en de knoppen Offerte en Bewerken.
Onder Financieel zie je Omzet totaal, Openstaand en Betaalgedrag (gemiddeld aantal dagen tot betaling), automatisch berekend uit echte facturen.
Contactpersonen: klik op het potlood-icoon om meerdere contacten toe te voegen, elk met Naam, Functie, een Rol (Hoofd / Facturatie / Werf), Telefoon en E-mail. Klik op Contact om een rij toe te voegen, op Klaar om op te slaan.
Werflocaties: hier verschijnen automatisch de Projecten van deze klant (klikbaar); via het potlood voeg je handmatige werflocaties toe (Naam, Adres, Status).
Documenten: alle offertes en facturen van de klant — klik om er een te openen.
Rechts onder Facturatie staan het factuuradres, Land, het Btw-nummer en de E-facturatie-status (Peppol-klaar of Niet ingesteld).
Bewerken of verwijderen: klik op Bewerken (gaat naar /klanten/:id/bewerken). Verwijderen staat onderaan dat formulier — klik Verwijderen en daarna Zeker? Verwijder.

Klanten importeren / exporteren (route: /klanten)

Stappen:

Klik op /klanten in het menu (…) → Importeren (CSV).
Klik in het venster op Voorbeeld-CSV downloaden voor het juiste kolomformaat (bedrijfsnaam, contactpersoon, btw_nummer, email, telefoon, straat, huisnummer, postcode, gemeente, land, notities).
Sleep je CSV in het vak of klik CSV-bestand kiezen. Lijn toont per rij geldig/fout/waarschuwing.
Klik Importeer N rijen. Exporteren werkt via dezelfde menuknop Exporteren (CSV).

Tips:

BTW-lookup werkt EU-breed. Vindt VIES niets, dan valt Lijn terug op het nationale handelsregister; daardoor toont de bron KBO, KvK of VIES, afhankelijk van je land.
Het land wordt automatisch afgeleid uit de landcode van je btw-nummer of uit de postcode. Controleer dit bij twijfel onderaan het adresblok.
Peppol-identificatie onder "Identificatie → Peppol-identificatie (geavanceerd)" hoef je normaal NIET in te vullen: bedrijven zijn standaard via hun btw-nummer bereikbaar. Vul Schema + Identificatie (bv. NL:KVK) alleen in als de klant niet via btw bereikbaar is — en altijd allebei of geen van beide.

Veelgestelde vragen:

Hoe maak ik onderscheid tussen een particulier en een bedrijf? → Het type bepaal je met de schakelaar bovenaan het formulier; een ingevuld btw-nummer markeert een klant automatisch als Bedrijf.
Het btw-nummer vindt niets — wat nu? → Geen melding, geen probleem: vul Bedrijfsnaam en adres dan handmatig in. De lookup is hulp, geen verplichting.
Verschijnen mijn notities op de offerte of factuur? → Nee, het notitieveld is puur intern.
Waar zie ik hoeveel een klant nog openstaat? → In het klantdossier onder Financieel (Openstaand), en in het bewerk-scherm verschijnt bovenaan een blok "Openstaand saldo" met een link naar Facturen.
Kan ik meerdere contactpersonen per klant bewaren? → Ja, in het klantdossier onder Contactpersonen, elk met een eigen rol (Hoofd / Facturatie / Werf).

———————————————————————